電子カルテのメーカー入れ替え・変更に関して。電子カルテを選ぶ際に、知っておきたいこと | メディコム

電子カルテメーカーを選ぶ際の重要な5つのポイント

　電子カルテの機能はメーカーにより様々です。実際に入れ替えた後も改めて新しいシステムに慣れる必要があります。電子カルテを入れ替えて終了というわけではなく、入れ替えたのちに新しい電子カルテに慣れ、運用が軌道にのるまでが電子カルテの入れ替えです。サポート体制や使い勝手など運用面で、事前確認がまず必要です。そこで電子カルテメーカーを選ぶときに、重視するべきポイントを5つ紹介します。

１．サポート体制が整っている
導入した後のサポート体制は非常に重要です。電子カルテ導入時の設定やスタッフの研修を行ってくれるか、トラブルの内容に応じて訪問サポートや、オンラインサポートなどがあるかも確認しましょう。

２．電子カルテとレセコンの連携
電子カルテとレセコンが連動しているかを確認しましょう。電子カルテとレセコンの一体型のシステムもあります。

３．データがサーバーに保存できる
患者さんの個人情報は、パソコンが故障してもバックアップが残るように、サーバーに保存できることが重要です。

４．電子カルテを維持するためのコスト
初期費用と月々のコストも確認してください。最近では、定額制を採用するメーカーも増えています。

５．電子カルテの機能や操作性
複数のメーカーから電子カルテのデモを受けて、それぞれの使いやすさを比較してみましょう。

クリニックでの電子カルテ導入におけるメーカー選定のポイントは？
電子カルテの導入メリットを知りたい方はこちら

電子カルテのメーカー入れ替え・変更

　電子カルテのメーカー変更やシステム入れ替えを考えたことはありますか？クリニックにとって良い選択をするためにも、入れ替えに関する負担について正しく知りましょう。

使いにくい電子カルテ、諦めていませんか？

　電子カルテの入れ替えを決めた先生方のほとんどが、口を揃えて「初めてだからどうしたら良いかわからない」と仰います。カルテは大切な患者さんの診療記録なので、頻繁に変えることはなく、複数回システムの入れ替えを経験している先生は少ないでしょう。
　大変そうだから…、どうしたらいいかわからないから…と電子カルテの使いにくさを諦めていませんか？使ってみたいと思える電子カルテに出会えたのであれば、ぜひ、入れ替えを考えてみてください。今回は、ご質問をいただく機会の多い、システム入れ替えの時期とデータ移行についてご説明します。

電子カルテ入れ替えの適切なタイミングとは？

　注意しなければいけないポイントは、電子カルテの入れ替えに伴ってレセプトコンピューターの変更が必要になるかどうかです。レセプトコンピューターを入れ替える場合、レセプトの記録や提出に影響がでるため、原則、月初めの１日から新しいシステムを使い始めることになります。準備自体は月途中から行うことができますが、完全な入れ替えは前月末の最終営業日の診療後に完了させる必要があります。
　何月ごろに入れ替えるかについては、システムへの影響があまりないため、患者数が落ち着いている時期を希望される先生が多い印象です。また、リース契約や保守サービスなどが切れるタイミングに合わせて設定する場合もあります。営業担当者と相談して、クリニックに合ったベストなタイミングで入れ替えましょう。

電子カルテ入れ替えにおけるデータ移行について

　電子カルテの入れ替えの際に気になるポイントのひとつが「データ移行」ではないでしょうか。５年間の保存義務がある診療録なので、きちんと管理をしなければなりません。一般的には、古い電子カルテの端末を確認用として残す、PDF化して閲覧する、の２つのパターンがあります。デュアルディスプレイを用いることで、残した端末のデータをスムーズに閲覧できるように設定しているクリニックもあります。
　データの移行については、全くできないわけではありません。イメージがしにくいかもしれませんが、オンライン請求時のデータを用いることで、レセプトに記録されている内容を移行することは可能です。メーカーによって移行の可否や期間が異なるので、営業担当者にご相談ください。

　電子カルテだけの入れ替えであっても、慣れるまでは、診療の遅延など、少なからずクリニック全体への影響があります。困ったときのサポートをしっかりと受けられるメーカーを選ぶことも大切です。サポート力に自信のあるメディコムに、ぜひご相談ください。

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一定期間は新旧電子カルテの共存を

　電子カルテの入替にあたっては、業務の運用への影響を最小限に抑えるタイミングでの実施が望ましいと言えます。このときポイントとなるのが、電子カルテの入替にともない、レセコンの入替も必要となるかどうかです。レセコンの入替を伴う場合、レセプト作成業務への影響をなるべく少なくするためには、原則として月初めの1日から新しいシステムを使い始めるようにします。前月末の最終日にはすべてのセッティングを完了できるよう、移行の計画を立てるようにしましょう。

　新しいシステムの導入当初は、スタッフもまだ操作に慣れないことも多いため、入替の時期とクリニックの繁忙期が重ならないよう計画を立てることも大切です。1年を通した患者さんの来院状況などから判断し、どの月に入れ替えるのが最適であるかも十分に考慮しましょう。

　なお、新システムに切り替えた場合も、初月のレセプト請求は旧機種を使って行う必要があります。先月分のデータはすべて、旧機種に入力されているためです。また、過去申請分の返戻や査定がある場合など、旧機種の操作が必要になることもあります。一定期間は新旧システムを併存させることになる点には留意しておきましょう。

充実したサポートを活用してスムーズな入替を実現

　入替のタイミングを決定したら、メーカーとの打ち合わせを早々に開始しましょう。特に注意したいのは、入替先のメーカーのサポート内容です。たとえば法令改定による診療報酬改定への対応など、当たり前にサポート対象に含まれると思っている内容も、サポートしてもらえるかを念のためしっかりと確認します。対象に含まれる場合でも、どの程度迅速な対応が可能か、サポート内容の詳細は、といった点もチェックしておくことが大切です。

　稼働開始の１～２か月前には、院内スタッフへの操作レクチャーを開始します。一見すると機能差がないように見える場合でも、実際に操作するスタッフにとっては細かな操作性の違いが気になるものです。十分なシミュレーションを行い、必要に応じて設定変更などを行うようにします。また、新システムの稼働直後も不明点などが生じやすいものです。メディコムでは稼働日から3営業日程度、インストラクターが立ち会いを行いますので、疑問をすぐに解消することができます。豊富なノウハウを持つメーカーの充実したサポートを活用して、電子カルテ入替をスムーズに進めましょう。

クラウド型電子カルテのメリット・デメリット

電子カルテにはクラウド型とオンプレミス型があります。最近ではクラウド型が主流になりつつありますが、その違いとメリット・デメリットについてみていきましょう。

クラウド型とオンプレミス型の違い

はじめにクラウド型とオンプレミス型の違いについて解説します。クリニック内にデータの保存や保管を行うサーバーや専用機器があるのがオンプレミス型、ないのがクラウド型になります。

コスト面でお話しすると、オンプレミス型は最初にサーバーや専用機器を導入（購入）したり、ネットワークを構築したりする必要があるため、初期費用が高くなる傾向にあります。また、メーカーや契約によって異りますが、導入後もサーバーの監視や保守、アップデートなどランニングコストが必要になる場合もあります。

一方でクラウド型は、サーバーや専用機器は必要ありません。極端にいえば、お持ちのパソコンでも使い始めることが可能です。コスト的には、電子カルテシステムの使用料がかかるだけですから、初期投資は抑えられます。

ただし、安定したインターネット環境を整備することが必要です。クラウド型は、パソコンと専門業者のサーバーをインターネットでつないで使用します。電子カルテのシステムそのものが専門業者のサーバーにあるため、脆弱なインターネット環境だと、電子カルテを開いたり、入力して保存したりするのに時間がかかる場合があります。それでは業務の効率化を狙っていた電子カルテの導入が、逆に足を引っ張りかねません。さらに診察時に患者さんを待たせることにもなりかねません。コロナ禍で在宅勤務が増加したことにより、クリニックのインターネット環境に通信速度の低下といった影響が出ている場合もありますので、ご注意ください。

クラウド型を選ぶ際のメリット・デメリット

次にメリットについてみていきましょう。

メリット1. 導入コストが抑えられる
クラウド型の場合、専用のサーバーや機器が必要ないため、導入コストを抑えられることが大きな特徴として挙げられます。さらにメンテナンスや更新作業が不要ですから、ランニングコストも抑えることができます。

メリット2.スピード感ある導入が可能
スピード感を持って切り換えたい場合にも、パソコンとインターネット環境があれば、申し込むだけで使い始めることが可能です。オンプレミス型のようにサーバーや機器を購入して設置を待つ必要はありません。

メリット3.場所を選ばずに使用できる
インターネット環境があれば、クリニックだけでなく、訪問診療時や学会出席などの出張時、あるいは自宅でも必要な情報にアクセスすることができます。また、訪問看護時に看護師が医師に指示を仰ぐといった使い方もできます。

メリット4. 安心できるバックアップ体制
クラウド型はクリニックにあるパソコンの中ではなく、専門業者のサーバーにデータが保存されます。ですから、仮にパソコンが壊れたり、被災して使えなくなったりしても、他のパソコンからアクセスして利用することができます。

では、デメリットはどうでしょうか。

デメリット1.自己責任部分の大きさ
初クラウド型は初期費用を抑えられますが、パソコンは自分で用意する必要があります。自分で用意するということは、故障や不具合は各自の責任で対応しなければなりません。ご自身でパソコンの設定ができなかったり、故障が不安という方は、オンプレミス型も検討したほうがよいかもしれません。

デメリット2. 院内機器との連携
電子カルテと検査機器などの医療機器とデータ連携ができれば、工数の削減につながります。長く使われてきたオンプレミス型のほうが、まだまだ連携できる機器が多いのが現状です。クリニック内の医療機器とどこまでデータ連携できるのかは、きちんと確認しておきましょう。

デメリット3. カスタマイズ性の高さ
オンプレミス型はデータをクリニック内に保存しているので、「診療科別のカスタマイズ」などご自身の医療に適したカスタマイズができます。クラウド型は大勢の医師が使用するのが前提のシステムのため、基本的に自分が使いやすいようにカスタマイズすることできないことが多いようです。

デメリット4. OSの制限
医師にはMacOS、iOSを使用している人が多いと思いますが、クラウド型の場合は現状、WindowsやAndroidでないと利用できないものがあります。事前にどのOSで使えるのかはかならず確認しましょう。

このようにクラウド型もオンプレミス型も、それぞれの良さがあります。ご自身のクリニックの環境や経営プランに合わせてどちらが適しているか、検討してみてください。

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