「忙しい」という感覚は、ある仕事をしているときに「あの仕事もしなければ……」と別の仕事のことが頭をちらつくために生じると言われています。この解消に有効なのが、「やるべきことリスト」の作成です。タスク管理の方法として有名な「アイビー・リー・メソッド」では、1日に6つのやるべきことをリストアップして、優先順位をつけるよう勧めています。1つの作業が終わってから次の作業に移るよう自分にルールを課すことで、目の前の作業に集中して取り組むことができ、何から手をつけていいかと悩むこともありません。心のゆとりを持つことでストレスを軽減し、時間を有効に使うことができます。

　必要な書類が見つからない、大切なメモをなくしてしまった、という小さなイライラが、積もり積もって大切な仕事に悪影響を及ぼしてしまうことも。毎日業務の前に、デスク周りをさっと片付けることを習慣にしてみましょう。特に溜めこみがちな書類やメモは、1日に1回「捨てる」時間を設けることが、業務空間を快適に保つコツです。定期的に不要なものを廃棄することで、デスク周りを整然と保ち、仕事を効率的に進められる環境を作り出すことができます。掃除のために体を動かせば、ストレス解消にもつながります。

　仕事に必要なデータを確認するためにいくつもの書類をあれこれ引っ張り出して参照するのは非効率であるだけでなく、抜け漏れが起こりやすく、ミスの原因となることもあります。ポイントは、情報をできるだけ1か所にまとめること。関連書類はファイルやフォルダ単位でまとめて管理し、一目で必要な情報を確認できるようにしておきます。業務の種類ごとに分ける、時系列で整理するなど、自分にとって分かりやすい分類をすることも大切です。仕事のメモを取るノートも、1冊に集約しておきましょう。情報をすぐに探せるようにしておくことで、仕事の効率もアップします。