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クリニック経営 医師 事務長 2022.09.08 公開

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順番予約とは~予約システムの導入でお悩みの方へ~

従来の病院や診療所では、「予約なしで、来た順に診察していく」のが主流でしたが、最近、「予約制」を導入する医療機関が増えています。新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、待合室の密や患者の集中を避けるために導入した医療機関も多いでしょう。そこでこの記事では、予約システムの導入でお悩みの方に向け、その中でも比較的シンプルな「順番予約」のシステムについて解説します。

※本内容は公開日時点の情報です

#開業検討 #機器選定ポイント #業務効率化 #システム入替 #開業直後の悩み

順番予約とは

順番予約制は、一般的に来院した順番に患者の予約を管理するシステムです。「受付発券」、「順番表示」、「呼び出し」が基本的なスタイルとなっており、市役所や県庁などの自治体窓口や、銀行などで導入されることが多いシステムです。医療機関でも利用するところが増えており、最近では直接来院せず、Web上で予約を取れるようにしているところもあります。

メリット

まずは、順番予約のメリットから見ていきましょう。

仕組みがわかりやすい

順番予約の一番のメリットは、やはり「わかりやすさ」です。患者さんも医療機関側も、番号順に診察をすればよいため、患者さんは診察までの時間や順番を把握しやすく、医療機関側も患者数を確認しやすいでしょう。

平等性がある

基本的に順番での診察となるため、不公平感が生まれにくく、多少遅れても「順番なので仕方がない」と患者さんが納得しやすいです。

院内で待つ必要がない

一昔前までは医療機関に来て、順番が書いてある紙をもらい、順番が来るまで院内で待つのが一般的でした。最近ではアプリやWeb上のシステムと併用することで、来院せずにスマートフォンなどで予約を行い、順番が近づいたらお知らせされる予約システムもあります。

業務の効率化が期待できる

予約性そのもののメリットとして、医療機関側の業務の効率化、特に受付事務の予約への対応やキャンセル・変更への対応といった手間が減ります。また、電子カルテと連携できる場合、管理が楽になる、患者の満足度・利便性が上がる、新規の患者獲得につながりやすくなるといったメリットもあります。

向いている診療科や診療内容

一般的には、以下のようなケースが順番予約に適しています。

1.診察時間が早くほぼ一定
2.ビジネス街・住宅地等の立地
3.来院数が多い

診療科としては、小児科・耳鼻咽喉科・皮膚科などが特に当てはまるでしょう。

注意点・デメリット

順番予約は、メリットが多い反面デメリットもあります。ここでは注意点とデメリットをご紹介していきましょう。

何時に受診できるかわからない

1人当たりの診察時間が長く、時間が読みにくい診療科では、予約した段階で1、2時間待ちとなる可能性もあります。患者側には、ある程度の時間の拘束や、常に順番を確認していなければならない手間が生じるでしょう。

クリニックに行かなければ、順番がとれないと思われている

ネット予約ができるシステムがあっても、「クリニックに行かなければ、順番がとれないと思われている」患者さんもいらっしゃいます。すると、システムが活用されず、診療開始時に患者さんが一斉に来院して予約を取り、延々と院内で待つケースもあるため、ネット上で順番予約できることを周知する工夫が必要になります。

順番の変更が難しい

事前の検査等で順番が前後することが多発すると、番号通りに診察の順番が来ず、クレームの原因となったり、順番になっても患者さんがいなかったり、システム自体が立ち行かなくなる場合もあります。

他サービスとの併用が必要な場合も

患者の病状などによって早く診察をしたいような場合も、順番通りだと後回しになってしまいます。予約を取る際には、Web問診などのサービスとの併用など、病状が確認できるような手段を用意しておく必要があるでしょう。

今から始める方におすすめの運用方法

ここでは、今から予約順番のシステムを検討している方に向け、PHC株式会社メディコム事業部のシステムをご紹介します。

PHC株式会社メディコム事業部の「Airウエイト」の特徴

Airウエイトは、院内フローは大きく変更することなく、順番受付を導入できます。このサービスの大きな特徴は以下3点です。

1.Webでの順番予約ができる
クリニックのWebサイトに現在の待ち人数や時間を表示することができます。また、Webサイトから直接予約が可能なため、来院患者の分散につながります。
2.順番をスマホなどの端末から確認できる
予約された際に届くメールから、リアルタイムの待ち人数をいつでも確認いただくことが可能です。待合室の混雑を最小限にすることができます。
3.順番が近くなった際にメッセージ機能でお知らせができる
ワンクリックでお知らせメールを送ることができます。クリニックの運用に合わせた活用で事務スタッフの手間削減につながります。

メディコムの目指すクリニックのこれから

前述したとおり予約システムは患者にとってのメリットがある一方、クリニックで働く医療従事者にとっては、各システムへの重複入力や情報の分散など、業務負担が発生するケースがあります。

PHC株式会社メディコム事業部では、「Medicom Cloud Connect API」を活用することでシームレスな連携による医療従事者の負担軽減を実現しました。このシステムを使えば、PHCの主要製品である診療所向け医事一体型電子カルテシステム「Medicom-HRf」と、オンライン予約システムやオンライン問診システムなど、他社が提供する各種クラウドサービスとの連携も可能になります。
また、医師の診察だけでは得られない情報を連携先のクラウドサービスから取り込むことで、患者さんへのよりきめの細かい診療の実現に役立てることができます。
API連携を通じて断片化されたサービスをつなぎ、より効率的で最適化された医療サービスを提供できるでしょう。

まとめ

医療機関でも効率化が求められる時代となり、予約制や他機器・サービスと連動することができるシステムの必要性が高まっています。Airウエイトの利用で、カルテと連動して順番予約制を導入してみてください。さらにあらゆるシステムと連携し多くの患者情報をつなぐことができれば、より質の高い医療サービスを提供することが可能になるでしょう。

著者情報

小鷹 悠二

小鷹 悠二(おだか ゆうじ)

循環器内科専門医・総合内科専門医・医学博士・産業医
循環器内科専門医として、総合病院・大学病院勤務を経て、2018年よりおだかクリニックの副院長として診療・経営を行っている。循環器疾患のみならず、内科疾患全般の診療を行い、自院の診療システムの効率化・DX化や、地域医療連携にも積極的に取り組んでいる。。

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