電子カルテとは 導入のメリットやデメリットを解説

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厚生労働省「標準的電子カルテ推進委員会」議事録より引用

電子カルテには保存の義務があることから、診療記録、処方箋、助産記録などの文書に対して正確性の担保が重要になってきます。この正確性は訴訟などで使われたりすることからハイレベルとなり、保存期間にも各法令で規定されています。この運用にあたり「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」が作成され、その中に電子保存の3原則として、真正性・見解性・保存性が記載されています。
具体的には、真正性の確保が責任の所在・虚偽入力や書換えなどの防止、見解性の確保が必要に応じて肉眼で見読できること、保存性の確保が保存期間5年の中で復元可能になっていることの3つです。

厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　第5.1版（令和3年1月）」より引用

情報管理・活用の即時性が最大のメリット

電子カルテにおける最大のメリットは、情報のデジタル化による管理・活用の即時性です。データの閲覧や検索などが迅速かつ簡単にできる点、医療情報の共有が瞬時にできる点、電子カルテは紙カルテには比べ圧倒的な優位性を持っているのです。
例えば外来の際、新規患者さんの名前・住所・問診票、症状・既往歴などの基本情報を受付スタッフが電子カルテに入力すれば、医師は診察室にいながらにして確認できます。その結果、別室で行った検査の結果を取り込むことで即座に把握できます。さらに診察を終えカルテが記入されれば、事務で再入力なく医療費が自動計算され、会計がスムーズになります。

間違いを未然に防げること

電子カルテは、紙カルテのように文字が判別し辛いことが無いため、看護師や事務員への指示の伝達ミスや転記ミスを回避し、オーダー誤りや請求漏れを防ぐことができます。
また、投薬についても薬の名称や薬効から検索して入力できるため、書き間違いによる医療事故を未然に防ぐことができます。他に、患者のアレルギーや併用禁忌などをチェックしたり、重要な情報の見落としを防止するような機能を使って、安全性を高めることができます。

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業務の効率化につながる

電子カルテを導入すると業務を効率よく進めることができます。これまでのように紙カルテや検査結果、レントゲン写真などを探したりする時間が必要なくなります。また、紹介状や診断書を作成するなど時間のかかる作業は、テンプレートが用意されているため、医師は患者さんの診察や治療など本来の仕事に集中することができます。

紙カルテの保管スペースを減らせる

電子カルテは、患者さんの診療記録などすべてパソコンのサーバーに保管されます。電子カルテを導入すれば、患者さんが増えても紙カルテのように保管スペースを追加する必要はありません。紙カルテを保管するスペースがなくなってしまい、保管場所をあらたに借りなければいけないといった悩みもなくなります。

分院設立時やほかの医療機関の共有がしやすい

電子カルテは、サーバーに患者さんの診療記録などを保存されているため、クリニックだけではなく、ほかの場所でも情報を共有することができます。紙カルテを移動させたり、保管する場所を探したりするなどの手間もなくなります。また、ほかの医療機関・行政などと情報を共有できるため、患者さんのニーズに合わせた医療を提供することができます。

デメリットを把握することで事前にリスク回避を

電子カルテのデメリットでまずあげられるのが、スムーズな運用ができるまでには少々時間がかかるという点です。デジタルツールが得意な先生もいらっしゃるでしょうが、そうではないスタッフ全員もいます。電子カルテは機種ごとに操作方法が異なるため経験者でも手間取ることがあります。そのため開業前に充分な習得期間を設けることが重要になってきます。
また停電やシステムダウン等により、業務がストップしてしまう可能性はゼロではないのです。こういった危機に対するメーカーや納入業者の具体的取り組みは、導入前にきっちりと確認しておきましょう。

デメリット1．運用できるまでに時間がかかる

電子カルテのデメリットでまずあげられるのが、スムーズな運用ができるまでには少々時間がかかるという点です。デジタルツールが得意な先生もいらっしゃるでしょうが、そうではないスタッフ全員もいます。電子カルテは機種ごとに操作方法が異なるため経験者でも手間取ることがあります。そのため開業前に充分な習得期間を設けることが重要になってきます。

デメリット2．紙カルテの情報を入力しなければならない

紙カルテから電子カルテに移行するには、紙カルテに書かれている情報を電子カルテに入力しなくてはいけません。患者さんのお名前・住所・保険情報などを入力することは大変ですが、一度入力しておけば次からはすぐに情報を引き出すことができます。また、電子カルテの会社にもよりますが、紙カルテをスキャンして電子カルテに読み込むという方法もあります。

デメリット3．導入費用がかかる

電子カルテを導入するには、多額の費用が必要です。初期費用や毎月の運用コストが必要な場合も多く、システムの設定やスタッフの研修費用、パソコンとネットワークなどを接続するための費用などがかかる場合もあります。まずは、自院にどんなシステムが必要なのか、または必要ではないかを見定めることが大切です。

デメリット4．停電時に利用できない

電子カルテはパソコンを利用しているため、停電になると利用することができません。もしもパソコンの故障や停電などが起きたときに備えて、カルテの入力や診察の予約、医療費の精算など紙でできるように準備しておくことも必要です。

デメリット5．運用コストが必要

電子カルテは、毎月の運用コストが必要です。電子カルテは、さまざまな企業が販売しているため、無料や格安のものなどがあります。自院はどんな作業が必要なのか、必要でないのかを見極め、少しでも運用コストを抑えながら自院にあった電子カルテを導入することが大切です。

デメリット6．電子カルテに運用を合わせる必要があるケースが存在する

電子カルテの導入に伴い、これまでの院内の運用を変更しなければいけない場合があります。電子カルテで対応できるところと対応できないところを確認し、それぞれの運用について事前に取り決めをすることが必要です。

例えば、カルテの書き方を電子カルテの入力形式に合わせ、変更する必要があるかもしれません。また、電子カルテで発行できない帳票を使っていれば、運用を変えて発行できる帳票を使うか、それ以外の代替手段を取るのか、事前に決める必要があります。

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クラウド型の電子カルテは、どこにいてもインターネットに接続することにより、データセンターに保存しているカルテの情報へアクセスすることができます。

データは外部のデータセンターのサーバーに保存しているため、地震や火事などの災害などによりデータが消失するといったリスクを避けることができます。また、通常の電子カルテは、サーバーを院内に設置する必要がありますが、クラウド型電子カルテは院内にサーバーを設置する必要がないため、データのバックアップ・更新作業などのメンテナンスも必要ありません。

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電子カルテは『レセコン』である①
電子カルテは『レセコン』である②

PHC株式会社 メディコム事業部　プロダクトマネジメント部　医科プロダクト課　課長
松永 錦弥

神奈川県出身、群馬大学大学院にて情報工学専攻。
約7年間レセコン等のシステム開発を担当後、医療機関・保険薬局向け医療ITシステムの商品企画に従事。
現在は電子カルテ・レセコン等の医療機関向けITシステムの責任者として、よりお客様に寄り添う商品の企画・開発に取り組んでいる。

政府は、医療施設間などのネットワーク作りに力を注いでいます。このポイントとなるのが電子カルテによる横の繋がりです。つまり多くの一般診療所で使われている電子カルテを選ぶ方が効率的なのです。そこでPHCのメディコムは、一般診療所の4件に1件が選んでいる普及率の高い電子カルテとなっています。その理由はメディコムがおよそ170社の医療機器と連携が取れ、他社にない透析管理システムと連携が取れるからです。さらに電子カルテの使い易さからスタッフに評判が良いのです。だからメディコムは選ばれる電子カルテとなっています。