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電子カルテ 医師 事務長 2022.01.18 公開

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電子カルテの移行方法

電子カルテの買い替えで必ず課題となる過去の電子カルテ情報をどう閲覧・利用していくかという問題ついて、ITコンサルタントの大西大輔氏に解説いただきます。

※本内容は公開日時点の情報です

#開業検討 #機器選定ポイント #業務効率化 #紙カルテの電子化 #システム入替

電子カルテの移行方法

電子カルテの買い替えで必ず課題となる過去の電子カルテ情報をどう閲覧・利用していくかという問題。電子カルテの標準化が進んでいない状況で、現在の技術で可能な3つの方法をご紹介します。

やむを得ず電子カルテを買い替えることを意思決定した場合、真っ先に検討するのは過去の電子カルテの内容をどうやって新しい電子カルテに引き継ぐかという問題です。先にご紹介したように、カルテは5年間を超える保存義務があり、基本的には半永久的に残す必要があります。また、過去の診察内容が記録された電子カルテは、患者さんとのやり取りがすべて載っており、過去のカルテ内容がなければ診察上大きなハンディキャップとなります。
電子カルテのデータ移行において、レセプトの電算化の普及が進んだおかげで、患者の保険情報・公費情報、病名、レセプトデータの移行はある程度可能になっています。結果、レセプト電算ファイルを受け渡すことで、移行はスムーズに行うことができます。
一方で、カルテそのものを移行しようと考えると、電子カルテの標準フォーマットが存在していないため、ハードルが上がってしまいます。
電子カルテの標準化は過去に何度も検討が行われてきており、その流れはクリニックよりも病院で進んでいます。病院では徐々にですが、電子カルテの移行のハードルが下がってきており、将来的にはクリニックもそのようになることでしょう。しかしながら、現時点ではクリニックは電子カルテの標準化が進んでおらず、何らかの方法でそれに近い形を作り出す必要があるのです。

電子カルテの移行方法

電子カルテのデータ移行の方法

新しい電子カルテ上で、過去のカルテを引き継ぎ、閲覧していくためには➀データコンバート➁併用利用③汎用ファイルとー3つの方法があります。

➀データコンバート

➀データコンバート

完全に異なるメーカー間でデータ移行を行うためには、メーカー間で仕様公開を行い、データコンバートを実施しなければなりません。具体的には、新メーカーが旧メーカーに「〇〇の情報を吐き出して欲しい」と依頼し、そのデータファイルを旧メーカーが取り込む作業となります。情報が限定的であることも多く、時間も費用もかかる方法です。
そこで、最近では「コンバートツール」を開発しているメーカーも出てきており、新旧電子カルテメーカー間の仕様公開のプロセスを経ずに、カルテ記事や薬、検査など診療情報の閲覧・利用ができるケースも出てきています。

➁新旧電子カルテを併用して利用する

もっとも簡単な方法は、データ移行を行わずに旧システムと新システムを併用して利用する方法です。過去の情報を閲覧したい時は旧システムを操作し、新システムとの連携は行わないことになります。しかしながら、旧システムを継続的に利用するためには一定期間「保守料」を払い続ける必要があります。この方法は継続的に費用がかかる上、常に2つのシステムを同時に動かさなくてはならないため、効率的ではないという問題がありますが、過去のカルテを継続的に確認するかどうかがポイントで、その期間が短ければ短いほど有効な方法と言えるでしょう。

➁新旧電子カルテを併用して利用する

③汎用ファイルに抽出して連携する

旧システムのデータを印刷機能を用いて、一旦PDFなど汎用ファイルに抽出し、そのデータファイルと新システムを患者IDで紐づけるという方法があります。旧システムは抽出が完了すれば利用せずに済むため、「保守料」を払い続ける必要ありません。また、データ移行を行う必要がないというメリットがあります。この方法については、その作業を代行するシステムが市販されています。このほかにも、メーカーによってはあらかじめHTMLファイルなどにカルテを抽出する機能が備わっているものがあり、その場合は簡単にファイルを抽出することが可能です。

図 データ移行の3つの方法
③汎用ファイルに抽出して連携する

今回紹介した3つの方法のうち、どの方法を選ぶかはメーカーにより異なるため、買い替えの際に新電子カルテメーカにしっかり確認することをお勧めします。

筆者情報

大西大輔

MICTコンサルティング(株) 代表取締役

大西大輔

2001年一橋大学大学院MBAコース卒業。同年、日本経営入社。2002年に医療IT製品の常設総合展示場「メディプラザ」を立上げ、IT導入コンサルティング、システム選定アドバイス、研修事業等を担当。2016年にMICTコンサルティング(株)を設立。多くの医療機関の導入サポートや取材経験より団体などでの講演や執筆多数。

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